Zeiterfassung Österreich 2026 — Der vollständige Ratgeber

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Österreich strikt geregelt. Verstöße werden mit Geldstrafen von 20 € bis 1.815 € pro Arbeitnehmer und Verstoß geahndet (§ 28 AZG). Wer als Arbeitgeber im Mittelbetrieb mit 25 Beschäftigten die Aufzeichnungspflicht nicht erfüllt, riskiert bei einer einzigen Arbeitsinspektions-Prüfung einen vierstelligen bis fünfstelligen Eurobetrag — und das wiederholt sich pro festgestelltem Verstoß.

Dieser Ratgeber fasst zusammen, was das Arbeitszeitgesetz (AZG) verlangt, wie Klein- und Mittelbetriebe in Österreich die Vorgaben praktisch umsetzen, welche Besonderheiten bei Teilzeit, Mehrarbeit, Überstunden, Urlaub und Krankenstand zu beachten sind, wie das Bundesgesetz über die Bundesabgabenordnung (BAO) die Aufbewahrungsfrist regelt, und welche Anforderungen die DSGVO an die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten stellt.

Der Text richtet sich an Geschäftsführer, HR-Verantwortliche und Steuerberater, die für die korrekte Arbeitszeit-Dokumentation in österreichischen KMU verantwortlich sind. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall — alle Aussagen sind mit Primärquellen aus dem Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) und der Arbeitsinspektion verlinkt.

Inhaltsverzeichnis

Gesetzliche Grundlagen — wer was wann erfassen muss
Spezifische AZG-Themen — Pause, Mehrarbeit, Überstunden, Ruhezeit
Urlaub und Krankenstand in der Zeiterfassung
DSGVO und BAO — Datenschutz und Aufbewahrungsfrist
Wie Stempeln die Anforderungen abdeckt
Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Österreich
Quellen und weiterführende Links

Gesetzliche Grundlagen — wer was wann erfassen muss

§ 26 AZG — Die Aufzeichnungspflicht

Der zentrale Paragraf ist § 26 des Arbeitszeitgesetzes. Er verpflichtet alle Arbeitgeber — unabhängig von der Betriebsgröße — zur Führung von Aufzeichnungen über die geleistete Arbeitszeit jedes einzelnen Arbeitnehmers. Diese Pflicht gilt seit der Novelle 2015 ohne Bagatellgrenze; ein Ein-Mann-Betrieb mit einer Teilzeit-Sekretärin ist genauso betroffen wie ein Industriebetrieb mit 500 Beschäftigten.

Konkret aufzuzeichnen sind:

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (auf die Minute genau)
Dauer und Lage der Ruhepausen (Mittagspause, Zigarettenpausen ab definierter Länge)
bei Arbeitsbereitschaft, Rufbereitschaft oder Reisetätigkeit: deren Beginn, Ende und Inanspruchnahme

Nicht erfasst werden müssen: Wegezeiten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (außer bei Reisetätigkeit), und private Telefonate während der Arbeitszeit (sind aber als Pausen zu erfassen, wenn sie länger als wenige Minuten dauern).

Form der Aufzeichnung — Papier oder elektronisch

Das Gesetz ist hier neutral. § 26 Abs. 2 AZG verlangt, dass die Aufzeichnungen "schriftlich oder in einer anderen geeigneten Form" geführt werden. In der Praxis bedeutet das:

Papier-Stundenzettel sind weiterhin zulässig, vorausgesetzt sie sind handschriftlich vom Arbeitnehmer geführt oder vom Arbeitgeber täglich abgezeichnet
Elektronische Erfassung (Stempeluhr, App, Excel) ist gleichgestellt — die Aufzeichnungen müssen jedoch jederzeit ausdruckbar oder exportierbar sein
Hybrid-Formen (papierne Wochenzettel mit elektronischer Nachpflege) sind erlaubt, aber häufig fehleranfällig und werden bei Kontrollen kritisch hinterfragt

Die Arbeitsinspektion erwartet bei einer Kontrolle, dass die Aufzeichnungen "ohne Vorbereitung" vorgelegt werden können. Wer als Geschäftsführer drei Tage braucht, um die Stundenzettel zusammenzusuchen, signalisiert eine mangelhafte Praxis und riskiert intensive Nachschauen.

Wer ist betroffen, wer nicht

Die Aufzeichnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Dienstnehmer im Sinne des Angestelltengesetzes und des Arbeitervertragsrechts. Ausnahmen sind eng gefasst:

Leitende Angestellte im Sinne des § 36 ArbVG (echte Geschäftsführung mit weitgehender Entscheidungsbefugnis) sind vom Aufzeichnungserfordernis befreit
Heimarbeit unterliegt eigenen Regeln (HeimAG); Stundenaufzeichnung ist aber empfohlen
Freie Dienstnehmer und Werkvertrags-Erbringer sind nicht AZG-pflichtig, jedoch oft sozialversicherungsrechtlich umqualifiziert wenn die tatsächliche Arbeitsorganisation jener eines Dienstnehmers entspricht

In der Praxis sollte jedes Unternehmen, das nicht eindeutig Geschäftsführer-Tätigkeit oder Werkvertrag-Erfüllung erbringt, vorsichtshalber Aufzeichnungen führen. Die nachträgliche Diskussion mit der Gebietskrankenkasse oder dem Arbeitsgericht ist regelmäßig teurer als die laufende Dokumentation.

Strafen bei Nicht-Einhaltung

Die Sanktionen sind in § 28 AZG geregelt:

Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht: 72 € bis 1.815 € pro Arbeitnehmer und Verstoß
Verstoß gegen die Höchstarbeitszeit oder Ruhezeit: 20 € bis 436 € pro Arbeitnehmer und Verstoß; im Wiederholungsfall bis 1.815 €
Vereitelung einer Kontrolle (verspätete oder unvollständige Vorlage): zusätzlich bis 1.815 €

Bei einer Betriebsprüfung mit 25 Beschäftigten und festgestelltem Aufzeichnungsmangel kann sich die Strafe damit schnell auf einen fünfstelligen Eurobetrag summieren. Die Arbeitsinspektion hat zudem das Recht, wiederholte Verstöße unmittelbar an die zuständige Bezirksverwaltungsbehörde zur Strafverfügung weiterzuleiten, wodurch die übliche Verwarnungs-vor-Strafe-Logik entfällt.

Spezifische AZG-Themen — Pause, Mehrarbeit, Überstunden, Ruhezeit

Pause-Pflicht (§ 11 AZG) — ab 6 Stunden mindestens 30 Minuten

Sobald die tägliche Arbeitszeit 6 Stunden überschreitet, ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten zu gewähren. Die Pause kann auch in zwei Teile zu je 15 Minuten oder drei Teile zu je 10 Minuten geteilt werden — Voraussetzung ist die schriftliche Vereinbarung oder Betriebsvereinbarung.

Wichtig in der Praxis:

Die Pause ist arbeitsfrei — Bereitschaft am Arbeitsplatz mit der Möglichkeit zur Arbeitsleistung gilt als Arbeitszeit, nicht als Pause
Die Pause ist nicht zu bezahlen (außer abweichende KV- oder Einzelvertragsregelung)
Die Pause muss vor Ablauf der sechsten Stunde beginnen — also nicht "am Stück die ersten sechs Stunden arbeiten und dann eine 30-Minuten-Pause anhängen"

Stempeln warnt automatisch, wenn eine Erfassung gegen § 11 verstößt (z. B. ein Arbeitstag mit 7 Stunden Bruttoanwesenheit ohne erfasste Pause). Die Erfassung wird trotzdem akzeptiert — der Arbeitnehmer kann eine Pause nachträglich eintragen oder der Admin entscheidet, das Datum als Verstoß stehen zu lassen. Stempeln manipuliert die Aufzeichnungen niemals automatisch, weil das gegen den Geist des § 26 AZG verstoßen würde.

Tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit

Tägliche Normalarbeitszeit: 8 Stunden (§ 3 AZG)
Tägliche Höchstarbeitszeit: 10 Stunden inkl. Überstunden (§ 9 Abs. 1 AZG)
Tägliche Höchstarbeitszeit ausnahmsweise (Branchen-KV, Betriebsvereinbarung, vorübergehend erhöhter Arbeitsbedarf): 12 Stunden (§ 9 Abs. 2 AZG seit 2018-Novelle)
Wöchentliche Normalarbeitszeit: 40 Stunden (§ 3 Abs. 1 AZG)
Wöchentliche Höchstarbeitszeit: 50 Stunden mit den 10 Mehrstunden (§ 9 Abs. 1 AZG)
Wöchentliche Höchstarbeitszeit ausnahmsweise: 60 Stunden bei den 12-Stunden-Tagen (§ 9 Abs. 2 AZG)

Die 60-Stunden-Variante ist seit der Reform 2018 zulässig, aber an strenge Voraussetzungen geknüpft: der Arbeitnehmer kann die Mehrleistung ablehnen ohne Benachteiligung (§ 7 Abs. 6 AZG), und der durchschnittliche Vier-Monats-Wert darf 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten.

Mehrarbeit bei Teilzeit (25-%-Zuschlag)

Spezifisch für Teilzeitkräfte gilt: Stunden, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus, aber noch innerhalb der 40-Stunden-Vollzeitwoche geleistet werden, sind Mehrstunden im Sinne des § 19d AZG. Dafür ist ein Zuschlag von 25 % auf das Normallohnentgelt verpflichtend, sofern der Kollektivvertrag nichts Günstigeres vorsieht.

Beispiel: Eine Teilzeitkraft mit 25-Stunden-Vertrag arbeitet in einer Woche 32 Stunden. Die 7 zusätzlichen Stunden sind Mehrstunden mit 25-%-Zuschlag. Sobald die Wochenleistung 40 Stunden überschreitet, beginnen ab Stunde 41 die echten Überstunden mit dem höheren Überstundenzuschlag (siehe nächster Abschnitt).

Stempeln berechnet diesen Übergang automatisch, weil Teilzeit-Mehrarbeit und Voll-Überstunden in der gleichen Woche parallel anfallen können. Wer die Trennung im Stundenzettel nicht abbildet, riskiert nachträgliche Lohnnachzahlungs-Ansprüche.

Überstundenzuschlag (50 %)

Stunden, die über die 40-Stunden-Wochenarbeitszeit (bzw. die im KV festgelegte Normalarbeitszeit) hinausgehen, oder über 8 Stunden pro Tag (bzw. die im KV festgelegte tägliche Normalarbeitszeit) sind echte Überstunden. Der gesetzliche Mindest-Zuschlag beträgt 50 % auf den Normallohn.

Viele Kollektivverträge sehen höhere Zuschläge vor:

Nachtarbeit (typisch 22:00 – 06:00): 100 %
Sonn- und Feiertagsarbeit: 100 % auf die ohnehin zu zahlende Sonn-/Feiertagsentlohnung
Spezialbranchen (Bauarbeit, Gastronomie, Pflege) haben oft erweiterte Definitionen

Stempeln erlaubt die per-User-Konfiguration des Mehrarbeit- und Überstundenzuschlags, weil die gesetzlichen 25 % bzw. 50 % nur Untergrenzen sind. Die tatsächlich anzuwendenden KV-Sätze müssen pro Mitarbeiter eingestellt werden.

Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen

§ 12 AZG verlangt eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit. In Ausnahmefällen (Schichtarbeit mit Schichtwechsel, Branchen-KV) ist eine Verkürzung auf 8 Stunden zulässig, wenn die fehlende Ruhezeit innerhalb der folgenden 10 Tage ausgeglichen wird.

Bei der Arbeitsinspektion ist die Ruhezeit nach einem regulären 8-Stunden-Tag eines der häufigsten Beanstandungs-Themen. Wer den letzten Mitarbeiter um 23:30 Uhr von einer Bürotätigkeit nach Hause schickt und den ersten am Folgetag um 07:30 Uhr beginnt, hat 8 Stunden Ruhezeit und damit eine Verkürzung dokumentiert, die ohne Ausgleichs-Anspruch im KV nicht haltbar ist.

Urlaub und Krankenstand in der Zeiterfassung

Urlaub in Stunden statt Tagen — die saubere Rechnung bei Teilzeit

Das Urlaubsgesetz spricht zwar von "Werktagen" bzw. "Arbeitstagen", aber in der Praxis ist die Urlaubs-Rechnung in Stunden bei Teilzeit-Beschäftigten die robustere Variante:

5 Wochen gesetzlicher Urlaub × 40 Stunden/Woche = 200 Stunden für Vollzeit
5 Wochen × 25 Stunden/Woche = 125 Stunden für 25-Stunden-Teilzeit
5 Wochen × 30 Stunden/Woche = 150 Stunden für 30-Stunden-Teilzeit

Wird der Urlaub in Tagen verrechnet, treten bei Teilzeit-Mitarbeitern mit ungleichmäßiger Tagesverteilung (z. B. 8-8-8-1-0 = 25 Stunden) sofort Streit-Fälle auf: Zählt ein Urlaubstag am Donnerstag (1 Stunde) gleich viel wie einer am Montag (8 Stunden)? Stunden-basierte Verrechnung umgeht das vollständig.

Stempeln rechnet ausschließlich in Stunden. Bei der Anzeige wird zur Mitarbeiter-Information noch eine "Tage-Übersetzung" eingeblendet (200 Stunden = 25 Arbeitstage bei 8-Stunden-Tagen), aber die maßgebliche Größe ist immer der Stundensaldo.

Krankenstand zählt als Soll erfüllt — kein Urlaubsverbrauch

Während eines ärztlich attestierten Krankenstands wird die Soll-Arbeitszeit als erfüllt gewertet. Der Krankenstand verbraucht keinen Urlaub. Stempeln markiert diese Tage als "Krank" mit Soll-Stunden = Ist-Stunden, sodass der Saldo neutral bleibt.

Für Lohnabrechnungs-Zwecke ist die Unterscheidung zwischen Entgeltfortzahlungs-Krankenstand (erste 6–12 Wochen, voll bezahlt) und Krankengeld-Bezug ab SV-Träger (danach) relevant, wird aber in der Zeiterfassung nicht abgebildet — das geschieht in der Lohnabrechnungs-Software.

Feiertag an Soll-Tag — bezahlte Freizeit, kein Urlaubsverbrauch

Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen regulären Arbeitstag, gilt: Die Soll-Arbeitszeit für diesen Tag wird auf 0 reduziert, der Mitarbeiter erhält trotzdem die volle Bezahlung (Feiertagsgeld). Es wird kein Urlaub verbraucht und der Stundensaldo bleibt neutral.

In Österreich gibt es 13 gesetzliche Feiertage: Neujahr, Heilige Drei Könige, Ostermontag, Staatsfeiertag (1. Mai), Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt (15. August), Nationalfeiertag (26. Oktober), Allerheiligen (1. November), Mariä Empfängnis (8. Dezember), Christtag (25. Dezember), Stefanitag (26. Dezember). Karfreitag ist seit der Novelle 2019 kein gesetzlicher Feiertag mehr für die Allgemeinheit, sondern wird durch den "persönlichen Feiertag" abgegolten.

Bundesland-spezifische Feiertage (z. B. Florianitag in Oberösterreich am 4. Mai) sind kein gesetzlicher Anspruch, wohl aber regional-kulturell üblich und in vielen KV-Branchenregelungen verankert. Stempeln liefert für jedes Bundesland eine vorkonfigurierte Feiertagsliste, die der Admin im Onboarding aktivieren oder deaktivieren kann.

Sonderurlaub, Zeitausgleich, Pflegeurlaub

Mehrere weitere Abwesenheits-Typen wirken sich auf den Stundensaldo aus:

Sonderurlaub (Hochzeit, Geburt, Todesfall) — bezahlte Freistellung, Soll wird als erfüllt gewertet, kein Urlaubsverbrauch
Zeitausgleich — angesparte Mehrstunden werden in Freizeit abgebaut; Soll wird auf 0 gesetzt, der angesammelte Saldo verringert sich entsprechend
Pflegeurlaub (§ 16 UrlG) — bis zu 1 Woche pro Arbeitsjahr für die Pflege naher Angehöriger, bezahlte Freistellung
Bildungsfreistellung je nach KV — meistens unbezahlt, aber als Soll-erfüllt gewertet

Stempeln modelliert jeden dieser Typen als eigenes kind-Feld pro Tag-Eintrag, sodass die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter die korrekte Behandlung anwenden kann.

DSGVO und BAO — Datenschutz und Aufbewahrungsfrist

DSGVO Art. 88 — Mitarbeiter-Datenschutz

Arbeitszeit-Daten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Sie verraten Tagesablauf, Anwesenheits-Muster, Krankenstands-Häufigkeit — alles potenziell sensible Information. Die Verarbeitung ist nur zulässig, wenn:

Eine Rechtsgrundlage vorliegt (Art. 6 DSGVO). Für Zeiterfassung ist das in aller Regel Art. 6 Abs. 1 lit. c ("Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung") in Verbindung mit § 26 AZG — die Erfassung ist gesetzlich vorgeschrieben.
Die Zweckbindung beachtet wird (Art. 5 Abs. 1 lit. b). Arbeitszeit-Daten dürfen nur für die Lohnabrechnung, die Erfüllung des Arbeitszeit-Gesetzes und die Verteidigung gegen Rechtsansprüche verwendet werden. Eine Auswertung "wer kommt regelmäßig zu spät" zur Leistungs-Beurteilung ist datenschutzrechtlich heikel und in der Regel mitbestimmungspflichtig durch den Betriebsrat (§ 96a ArbVG).
Sicherheitsmaßnahmen vorliegen (Art. 32 DSGVO). Verschlüsselung in transit und at rest, Zugriffskontrolle, Aufzeichnungs-Protokollierung. Wer die Stundenzettel "im Schrank im Sekretariat" lagert, erfüllt das nicht.

Stempeln implementiert die DSGVO-Anforderungen durch: Postgres-Row-Level-Security auf Mandanten- und User-Ebene, Verschlüsselung in transit (TLS 1.3) und at rest (Cloudflare R2 + Supabase Standard-Verschlüsselung), zweckbindungs-konforme Trennung der Zeit-Daten von anderen Personalakten-Bereichen, und ein vollständiges Audit-Log über jede Datenänderung.

BAO § 132 — 7 Jahre Aufbewahrungsfrist

Die Bundesabgabenordnung verlangt in § 132 die Aufbewahrung aller buchhaltungsrelevanten Unterlagen für 7 Jahre. Arbeitszeit-Aufzeichnungen sind buchhaltungsrelevant, weil sie die Lohnabrechnung dokumentieren — der Stundenzettel ist die Grundlage für die Lohnsteuer- und SV-Bemessungs-Grundlage.

Die 7-Jahres-Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, auf das sich die Aufzeichnungen beziehen. Stundenzettel aus 2026 müssen also bis Ende 2033 aufbewahrt werden. Bei laufenden Verfahren (Betriebsprüfung, Lohnabrechnungs-Streit) verlängert sich die Frist bis zum rechtskräftigen Abschluss.

In Kombination mit der DSGVO entsteht ein scheinbares Dilemma: Die DSGVO verlangt Löschung nach Zweckwegfall (Art. 5 Abs. 1 lit. e), die BAO verlangt 7 Jahre Aufbewahrung. Die Auflösung: die BAO-Aufbewahrungspflicht ist eine rechtliche Verpflichtung im Sinne der DSGVO und damit ein zulässiger Grund für die fortgesetzte Speicherung — aber nur für genau diesen Zweck und nicht etwa für Marketing-Analysen.

Stempeln implementiert diese Trennung über Anonymisierung statt Löschung: Beim Mitarbeiter-Austritt wird der Personenname pseudonymisiert (anon_<random>), die Zeit-Einträge bleiben jedoch mit dem anonymisierten Fremdschlüssel für die volle BAO-Frist erhalten. Damit ist die DSGVO-Pflicht zur "Datenminimierung" erfüllt und gleichzeitig die BAO-Pflicht zur Beweisaufnahme-Bereitstellung gewahrt.

Wer hat Auskunfts-Recht?

Jeder Mitarbeiter hat jederzeit das Recht auf Einsicht in die ihn betreffenden Aufzeichnungen (Art. 15 DSGVO, § 26 Abs. 6 AZG). Die Einsicht ist kostenlos und ohne Begründung zu gewähren, in einer "geeigneten Form" — heißt: Ausdruck, PDF-Export, oder Bildschirm-Ansicht im System.

Die Arbeitsinspektion hat Einsichtsrecht bei Betriebskontrollen (§ 25 AZG, § 6 ArbIG). Die Aufzeichnungen müssen im Betrieb oder an einem vorher gemeldeten Ort verfügbar sein. Cloud-Speicherung (Stempeln, Personio, BMD) kann diese Vorlagepflicht unterstützen, sofern der Betrieb bei einer Kontrolle unverzüglich Zugriff und Export ermöglichen kann — was bei einem laufenden Smartphone-/Browser-Zugang regelmäßig der Fall ist.

Wie Stempeln die Anforderungen abdeckt

Stempeln (stempeln.at) ist die digitale Zeiterfassung speziell für österreichische KMU. Vier Eigenschaften unterscheiden Stempeln von generischer Zeiterfassungs-Software:

1. AZG-Spezifika als First-Class-Features. Mehrarbeitszuschlag (25 %) für Teilzeit und Überstundenzuschlag (50 %) sind nicht nachträglich angeflanschte Sonderfälle, sondern Kernobjekte des Datenmodells. Pause-Warnungen (§ 11), Höchstarbeitszeit-Limits (§ 9), Ruhezeit-Konflikte (§ 12) werden automatisch erkannt und im Tageseintrag flag-bar markiert, ohne die Aufzeichnung zu manipulieren.

2. Brutto-only Lohn-Output. Stempeln berechnet keine Netto-Werte. Die österreichische Lohnsteuer- und Sozialversicherungs-Mathematik ist zu komplex und änderungsanfällig, als dass eine Zeiterfassungs-Software sie zuverlässig liefern könnte. Ein falscher Netto-Wert ist schlimmer als kein Netto-Wert. Stempeln liefert Brutto plus Zuschlags-Aufschlüsselung; die Lohnabrechnungs-Software (BMD, RZL, DATEV) übernimmt die Lohnsteuer-Berechnung.

3. DSGVO und BAO als Architektur-Entscheidungen. Anonymisierung statt Löschung beim Austritt, Postgres-Row-Level-Security auf Mandanten- und User-Ebene, vollständiges Audit-Log, AVV nach Art. 28 DSGVO mit allen relevanten Auftragsverarbeitern. Marketing-Tracker oder Third-Party-Analytics sind grundsätzlich ausgeschlossen.

4. Bundesland-spezifische Feiertage vorkonfiguriert. Für alle 9 österreichischen Bundesländer ist die Feiertagsliste vorab verfügbar und im Onboarding pro Mitarbeiter aktivierbar. Wer Mitarbeiter in mehreren Bundesländern beschäftigt, kann pro Person die korrekte Liste zuweisen.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Österreich

Wie viele Stunden Pause sind bei 8 Stunden Arbeitszeit Pflicht? Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden schreibt § 11 AZG eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten vor. Bei 8 Stunden Arbeitszeit sind das also 30 Minuten Pause, die vor Ablauf der sechsten Stunde beginnen müssen. Die Pause kann in zwei Teile zu je 15 Minuten geteilt werden, wenn dies einzelvertraglich oder per Betriebsvereinbarung geregelt ist.

Muss ich als KMU-Geschäftsführer auch Mini-Beschäftigungen erfassen? Ja. Die Aufzeichnungspflicht des § 26 AZG gilt für alle Dienstnehmer unabhängig vom Stundenausmaß. Auch geringfügige Beschäftigte (unter der Geringfügigkeitsgrenze) sind aufzeichnungspflichtig. Ausgenommen sind nur leitende Angestellte im Sinne des § 36 ArbVG.

Was passiert wenn ich keine Arbeitszeit-Aufzeichnungen führe? Verstöße gegen § 26 AZG werden mit Geldstrafen von 72 € bis 1.815 € pro Arbeitnehmer und Verstoß geahndet (§ 28 AZG). Bei einer einzigen Arbeitsinspektions-Prüfung mit 10 Beschäftigten ohne Aufzeichnungen kann die Strafsumme schon vierstellig werden. Im Wiederholungsfall werden die Strafen direkt an die Bezirksverwaltungsbehörde weitergeleitet.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren? Die Bundesabgabenordnung (BAO § 132) verlangt 7 Jahre Aufbewahrung aller buchhaltungsrelevanten Unterlagen. Da Arbeitszeit-Aufzeichnungen Grundlage der Lohnabrechnung sind, fallen sie unter diese Frist. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen — Aufzeichnungen aus 2026 sind also bis Ende 2033 aufzubewahren.

Wie berechne ich Urlaubsstunden bei 25-Stunden-Woche? Bei 5 Wochen gesetzlichem Urlaub pro Jahr ergibt sich der Urlaubsanspruch in Stunden aus: Wochenstunden × 5. Bei 25-Stunden-Woche sind das 125 Stunden pro Jahr. Diese Stunden-basierte Verrechnung ist bei ungleichmäßiger Tagesverteilung (z. B. 8-8-8-1-0) deutlich präziser als die Tages-Verrechnung.

Ab wann gilt ein Zuschlag von 25 % oder 50 %? Mehrarbeit bei Teilzeit (Stunden über dem vertraglichen Wochenausmaß bis zur 40-Stunden-Grenze) bekommt den 25-%-Zuschlag (§ 19d AZG). Echte Überstunden (über 40 Stunden/Woche oder über 8 Stunden/Tag) bekommen mindestens 50 % (§ 10 AZG). Viele Kollektivverträge sehen höhere Sätze vor (Nacht: 100 %, Sonntag: 100 %).

Zählt Krankenstand als Arbeitsstunde? Während eines ärztlich attestierten Krankenstands wird die Soll-Arbeitszeit als erfüllt gewertet. Der Stundensaldo bleibt neutral, und es wird kein Urlaub verbraucht. Für die Lohnabrechnung ist die Unterscheidung zwischen Entgeltfortzahlungs-Krankenstand (erste 6–12 Wochen) und Krankengeld-Bezug ab SV-Träger relevant, beeinflusst aber nicht die Stunden-Erfassung.

Was bedeutet ein Feiertag, der auf einen Arbeitstag fällt? Die Soll-Arbeitszeit für diesen Tag wird auf 0 reduziert, der Mitarbeiter erhält trotzdem die volle Bezahlung. Es wird kein Urlaub verbraucht. Der Stundensaldo bleibt neutral. In Österreich gibt es 13 gesetzliche Feiertage; einige Bundesländer haben zusätzliche regional-kulturell übliche Feiertage (z. B. Florianitag in OÖ), die aber kein gesetzlicher Anspruch sind.

Darf der Arbeitgeber die Stundenzettel der Mitarbeiter auswerten? Für die Lohnabrechnung und die Erfüllung des AZG ja. Für die Leistungs-Beurteilung ("wer kommt regelmäßig zu spät") ist die Auswertung datenschutzrechtlich heikel und im Regelfall mitbestimmungspflichtig durch den Betriebsrat (§ 96a ArbVG). Stempeln trennt diese Zwecke architektonisch durch ein konfigurierbares Privacy-Level pro Mitarbeiter.

Sind Papier-Stundenzettel weiterhin zulässig? Ja. § 26 Abs. 2 AZG lässt "schriftlich oder in einer anderen geeigneten Form" zu. Voraussetzung ist, dass die Aufzeichnungen bei einer Arbeitsinspektions-Kontrolle ohne Vorbereitung vorgelegt werden können. In der Praxis ist die elektronische Erfassung jedoch deutlich revisionssicherer, weil Manipulationen zeitlich nachvollziehbar sind und das Audit-Log automatisch geführt wird.

Was ist der Unterschied zwischen Mehrstunden und Überstunden? Mehrstunden sind die zwischen der vertraglich vereinbarten Teilzeit-Wochenstundenzahl und der 40-Stunden-Vollzeitwoche zusätzlich geleisteten Stunden — typischer Zuschlag 25 %. Überstunden sind die über die 40-Stunden-Wochenarbeitszeit oder die 8-Stunden-Tagesarbeitszeit hinaus geleisteten Stunden — typischer Zuschlag 50 %. Beide können in derselben Woche parallel anfallen.

Müssen Pausen bezahlt werden? Grundsätzlich nein. Die gesetzliche Pause nach § 11 AZG ist unbezahlte Freistellung. Abweichende Regelungen können einzelvertraglich oder per Kollektivvertrag vereinbart sein — manche Branchen-KV (z. B. teilweise Gastronomie, Pflege) sehen kurze bezahlte Pausen vor. Maßgeblich ist immer der konkrete Arbeitsvertrag plus KV.

Was ist der "persönliche Feiertag" seit der Karfreitags-Reform 2019? Seit der Reform 2019 ist Karfreitag kein gesetzlicher Feiertag mehr für alle, sondern jeder Arbeitnehmer hat das Recht, einmal pro Jahr einen "persönlichen Feiertag" zu erklären. Dieser Tag wird wie Urlaub gezählt (Urlaubsverbrauch von 1 Tag), aber der Arbeitnehmer bekommt zusätzlich das Feiertagsentgelt. In der Praxis wird er von Stempeln als spezieller Tag-Typ erfasst.