FAQ — Häufige Fragen zu Zeiterfassung in Österreich

Q: Muss ich auch geringfügig Beschäftigte aufzeichnen?

Ja. Die Aufzeichnungspflicht des § 26 AZG gilt für alle Dienstnehmer, unabhängig vom Stundenausmaß. Auch ein Mitarbeiter mit 5 Stunden pro Woche muss minutengenau erfasst werden. Es gibt keine Bagatellgrenze.

Sammlung von über 50 Fragen und Antworten rund um Arbeitszeit-Erfassung, AZG-Pflichten, Pausen, Überstunden, Urlaub und Stempeln als Software. Die Antworten sind jeweils 40-80 Wörter lang, mit Anker-Links pro Frage für direkte Verlinkung von externen Quellen.

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Themen

AZG-Aufzeichnungspflicht — 10 Fragen
Pause, Höchstarbeitszeit, Ruhezeit — 10 Fragen
Überstunden und Mehrarbeit — 8 Fragen
Urlaub und Krankenstand — 8 Fragen
Datenschutz, BAO und Aufbewahrung — 5 Fragen
Stempeln-Produkt und Migration — 9 Fragen

AZG-Aufzeichnungspflicht

Wer ist nach § 26 AZG aufzeichnungspflichtig?

Alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Die Pflicht gilt für jedes Dienstverhältnis, das dem AZG unterliegt — also auch für Ein-Mann-Betriebe mit einer Teilzeit-Sekretärin. Ausgenommen sind lediglich leitende Angestellte im Sinne des § 36 ArbVG. Für Details: AZG § 26 — Aufzeichnungspflicht.

Welche Daten muss ich pro Mitarbeiter aufzeichnen?

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit minutengenau, Dauer und Lage der Ruhepausen, bei Arbeitsbereitschaft oder Reisetätigkeit deren tatsächliche Inanspruchnahme. Pauschalierungen wie "8 Stunden + 30 Minuten Pause" sind nicht zulässig — die Arbeitsinspektion verlangt konkrete Uhrzeiten.

Reicht ein papierner Stundenzettel?

Ja, § 26 Abs. 2 AZG ist technologie-neutral. Papier oder elektronisch ist gleich zulässig. In der Praxis sind digitale Lösungen revisionssicherer und bei einer Inspektion schneller vorlegbar — bei Papier muss ein physischer Lagerplatz für sieben Jahrgänge organisiert sein.

Müssen die Aufzeichnungen elektronisch sein?

Nein. Das Gesetz schreibt keine Form vor. Aber: bei einer Arbeitsinspektions-Kontrolle müssen die Aufzeichnungen ohne Vorbereitung vorgelegt werden. Drei Tage Suchzeit für die Stundenzettel ist ein Mangel. Elektronische Erfassung wie Stempeln löst das automatisch.

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Sieben Jahre nach § 132 BAO. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Belege aus 2026 müssen also bis Ende 2033 aufbewahrt werden. Bei laufenden Verfahren verlängert sich die Frist bis Verfahrens-Abschluss. Live-Berechnung: Aufbewahrungsfrist-Rechner.

Was passiert wenn die Arbeitsinspektion kommt?

Die Inspektion hat das Recht zum unangekündigten Zutritt während der Arbeitszeit. Sie prüft Aufzeichnungen, befragt Mitarbeiter, dokumentiert Mängel. Bei kleineren Mängeln folgt eine Frist zur Nachbesserung; bei systematischen Verstößen geht das Verfahren direkt an die Bezirksverwaltungsbehörde. Mehr: AZG-Strafen und Bußgeld.

Welche Strafen drohen bei fehlender Aufzeichnung?

§ 28 AZG: 72 € bis 1.815 € pro Arbeitnehmer und Verstoß. Bei 10 betroffenen Mitarbeitern realistisch 2.000 € bis 6.000 € beim ersten Verfahren. Im Wiederholungsfall verdoppelt sich der Rahmen, plus direkter Verfahrensweg ohne vorherige Verwarnung.

Muss ich auch geringfügig Beschäftigte aufzeichnen?

Ja. Die Aufzeichnungspflicht des § 26 AZG gilt für alle Dienstnehmer, unabhängig vom Stundenausmaß. Auch ein Mitarbeiter mit 5 Stunden pro Woche muss minutengenau erfasst werden. Es gibt keine Bagatellgrenze.

Sind leitende Angestellte von der Pflicht befreit?

Nur echte leitende Angestellte im Sinne des § 36 ArbVG mit weitgehender Entscheidungsbefugnis (z. B. Geschäftsführer, Prokuristen). Abteilungsleiter mit Personalverantwortung fallen in der Regel nicht unter diese Ausnahme und müssen aufgezeichnet werden.

Was zählt als Arbeitszeit, was nicht?

Arbeitszeit ist jede Zeit, in der der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht. Dazu zählen auch kurze Toiletten-Pausen und Bereitschaft am Arbeitsplatz. Keine Arbeitszeit: Wegezeiten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (außer Reisetätigkeit), gesetzlich vorgeschriebene Pausen ab 30 Minuten.

Pause, Höchstarbeitszeit, Ruhezeit

Ab wann ist eine Pause Pflicht?

Sobald die tägliche Arbeitszeit mehr als 6 Stunden beträgt. Bei genau 6 Stunden besteht keine Pflicht — ab 6:01 Stunden gilt die 30-Minuten-Regel nach § 11 AZG. Schnell-Check: Pause-Pflicht-Checker.

Wie lange muss die Pause sein?

Mindestens 30 Minuten als zusammenhängende Ruhepause. Bei schriftlicher Vereinbarung oder Betriebsvereinbarung ist Splitting in zwei Teile zu je 15 Minuten oder drei Teile zu je 10 Minuten zulässig (§ 11 Abs. 2 AZG). Jedes Teilstück muss mindestens 10 Minuten dauern.

Kann die Pause geteilt werden?

Ja, aber nur 2×15 oder 3×10 Minuten — gemischte Patterns wie 1×20 + 1×10 sind nicht zulässig. Voraussetzung: schriftliche Vereinbarung oder Betriebsvereinbarung. Eine stillschweigende Praxis reicht nicht; bei einer Inspektion muss das Splitting nachweisbar geregelt sein.

Wann muss die Pause beginnen?

Vor Ablauf der sechsten Arbeitsstunde. Eine "30 Minuten am Tagesende" ist nicht gesetzeskonform — der Zweck der Pause ist die Unterbrechung der Arbeit, nicht ihr früheres Ende. Stempeln warnt automatisch bei verspäteten Pausen.

Was ist die tägliche Höchstarbeitszeit?

Normalarbeitszeit 8 Stunden, Höchstarbeitszeit 10 Stunden inklusive Überstunden (§ 9 Abs. 1 AZG). Bei Branchen-KV oder Betriebsvereinbarung kann auf 12 Stunden erhöht werden (§ 9 Abs. 2 AZG seit 2018-Novelle).

Was ist die wöchentliche Höchstarbeitszeit?

48 Stunden im Durchschnitt von 17 Wochen, mit 60-Stunden-Spitzen in der Einzelwoche unter Sonderbedingungen. Normalarbeitszeit 40 Stunden, Höchstarbeitszeit 50 Stunden mit den 10 zulässigen Mehrstunden — bei 12h-Tagen 60 Stunden möglich.

Wie lange ist die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen?

Mindestens 11 ununterbrochene Stunden nach § 12 AZG. Verkürzung auf 8 Stunden möglich bei Schichtarbeit oder spezifischen KV-Regelungen, mit Ausgleich innerhalb der folgenden 10 Tage. Wer um 23:30 Uhr endet und um 07:30 Uhr beginnt, hat nur 8 Stunden Ruhezeit — Ausgleichs-Anspruch im KV prüfen.

Was ist mit Sonntags- und Feiertagsarbeit?

Sonntag und Feiertage sind grundsätzlich arbeitsfrei (Arbeitsruhegesetz). Ausnahmen für bestimmte Branchen (Gastronomie, Tourismus, Krankenpflege). Sonntagsarbeit unterliegt typisch einem 100%-Zuschlag — KV-spezifisch zu prüfen.

Sind kurze Pausen Arbeitszeit oder nicht?

Kurze Pausen unter 10 Minuten (Toiletten-Gang, Kaffee-Holen, kurzes Telefonat) gelten als Arbeitszeit. Eine echte Ruhepause im Sinne des § 11 AZG ist arbeitsfreie Zeit mit der Möglichkeit den Arbeitsplatz zu verlassen.

Was wenn der Mitarbeiter die Pause nicht nehmen will?

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Ein Verzicht des Mitarbeiters hebelt § 11 AZG nicht aus. Bei einer Kontrolle bleibt der Arbeitgeber haftbar. Dokumentieren Sie den Wunsch des Mitarbeiters schriftlich — ändert aber nichts an der eigentlichen Pflicht.

Überstunden und Mehrarbeit

Was ist der Unterschied zwischen Mehrarbeit und Überstunden?

Mehrarbeit = Stunden über das vertragliche Teilzeit-Soll bis zur 40-Stunden-Wochengrenze (25%-Zuschlag nach § 19d AZG). Überstunden = Stunden über 40h/Woche oder 8h/Tag (50%-Zuschlag nach § 10 AZG). Beide können bei Teilzeit-Mitarbeitern parallel anfallen.

Wie hoch ist der Überstundenzuschlag?

Gesetzliches Minimum 50% auf den Normallohn (§ 10 AZG). Höhere KV-Sätze sind häufig: Nacht 100%, Sonntag 100%, Feiertag 100%. Berechne live: Überstunden-Rechner.

Wie hoch ist der Mehrarbeitszuschlag bei Teilzeit?

25% nach § 19d AZG als gesetzliches Minimum. Beispiel: Teilzeit 25h-Vertrag, in einer Woche 30 Stunden gearbeitet → 5 Mehrstunden mit je 25% Zuschlag. Live-Berechnung: Mehrarbeitszuschlag-Rechner.

Kann ich Überstunden in Zeitausgleich umwandeln?

Ja, im Verhältnis 1:1,5 (eine Überstunde = 1,5 Stunden Freizeit). Voraussetzung: einzelvertragliche Vereinbarung oder Kollektivvertrag sieht Zeitausgleich vor. Bei Beendigung des Dienstverhältnisses sind nicht verbrauchte Überstunden auszuzahlen.

Können Überstunden verfallen?

Grundsätzlich nein — die Lohnforderung verjährt nach 3 Jahren (oder länger laut KV). Aber: in der Praxis können Kollektivverträge Verfalls-Fristen für Geltendmachung vorsehen (typisch 3-12 Monate). Wer Überstunden nicht zeitnah einfordert, riskiert Verlust.

Wer ordnet Überstunden an?

Der Arbeitgeber oder ein autorisierter Vorgesetzter. Eigenmächtige Mehrarbeit ohne Wissen des Arbeitgebers ist keine zuschlagspflichtige Überstunde. Stillschweigende Duldung wird in der Rechtsprechung oft als Anordnung gewertet — der Arbeitgeber muss aktiv eingreifen wenn er Mehrarbeit nicht will.

Ab wann beginnen Überstunden bei Teilzeit-Mitarbeitern?

Erst über der 40-Stunden-Wochengrenze. Eine Teilzeitkraft mit 25h-Vertrag, die 32h arbeitet, hat 7 Mehrstunden (25%-Zuschlag), aber keine echten Überstunden. Erst ab Stunde 41 in der Woche beginnt der 50%-Überstundenzuschlag.

Welche höheren Zuschläge gelten typisch?

Branchen-KV-spezifisch. Häufig: Nachtarbeit (22:00-06:00) 100%, Sonntagsarbeit 100%, Feiertagsarbeit 100%, Bauwirtschaft mit Witterungs-Zuschlägen, Pflege mit differenzierten Nacht-Schichten. Prüfen Sie den für Ihren Betrieb anwendbaren KV.

Urlaub und Krankenstand

Wie viele Urlaubswochen pro Jahr stehen mir zu?

5 Wochen pro Arbeitsjahr nach Urlaubsgesetz § 2. Nach 25 Jahren Betriebszugehörigkeit erhöht sich der Anspruch auf 6 Wochen. Manche Kollektivverträge sehen mehr vor.

Wie berechne ich Urlaubsstunden bei Teilzeit?

Wochenstunden × Urlaubswochen. Bei 25h-Vertrag × 5 Wochen = 125 Urlaubsstunden pro Jahr. Stunden-basierte Verrechnung ist robuster als Tage-Verrechnung bei ungleichmäßiger Tagesverteilung. Live-Berechnung: Urlaubsstunden-Rechner.

Zählt Krankenstand als Urlaubsverbrauch?

Nein. Während eines ärztlich attestierten Krankenstands wird die Soll-Arbeitszeit als erfüllt gewertet. Der Stundensaldo bleibt neutral, kein Urlaub wird verbraucht. Für die Lohnabrechnung ist die Entgeltfortzahlungs-Phase (erste 6-12 Wochen voll bezahlt) relevant.

Was wenn ein Feiertag auf einen Arbeitstag fällt?

Die Soll-Arbeitszeit wird auf 0 gesetzt, der Mitarbeiter erhält volle Bezahlung (Feiertagsgeld). Kein Urlaubsverbrauch. In Österreich gibt es 13 gesetzliche Feiertage — Stempeln liefert die Bundesland-Feiertagsliste vorkonfiguriert pro Onboarding.

Wann verfällt mein Urlaub?

Frühestens 3 Jahre nach Anspruchsentstehung (§ 4 UrlG). In der Praxis kann der Arbeitgeber den Verbrauch verlangen, um Verfall zu vermeiden. Bei Beendigung des Dienstverhältnisses ist nicht verbrauchter Urlaub als Urlaubsersatzleistung auszuzahlen (§ 10 UrlG).

Was ist der persönliche Feiertag?

Seit der Karfreitags-Reform 2019 hat jeder Arbeitnehmer das Recht, einmal pro Jahr einen persönlichen Feiertag zu erklären. Dieser Tag wird wie Urlaub gezählt (1 Tag Urlaubsverbrauch), aber der Mitarbeiter erhält zusätzlich das Feiertagsentgelt — quasi doppelte Bezahlung.

Gibt es Sonderurlaub für Hochzeit und Geburt?

Ja, kollektivvertraglich oder einzelvertraglich geregelt. Typisch: 1-3 Tage für Hochzeit, 1-2 Tage für Geburt eines Kindes, 1-3 Tage für Todesfall in der engeren Familie. Sonderurlaub ist bezahlte Freistellung ohne Urlaubsverbrauch.

Wie funktioniert Zeitausgleich?

Angesammelte Mehrstunden oder Überstunden werden in Freizeit abgegolten — Mehrstunden im Verhältnis 1:1,25, Überstunden 1:1,5. Voraussetzung: vertragliche oder kollektivvertragliche Vereinbarung. Stempelns ZA-Konto verfolgt den Saldo pro Mitarbeiter automatisch.

Datenschutz, BAO und Aufbewahrung

Wie lange muss ich die Stempel-Daten aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO. Beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Daten entstanden sind. Bei laufenden Verfahren verlängert sich die Frist bis zum Abschluss. Live-Check: Aufbewahrungsfrist-Rechner.

Wie ist die DSGVO-Konformität sichergestellt?

Stempeln implementiert Row-Level-Security auf Mandanten- und User-Ebene, Verschlüsselung in transit (TLS 1.3) und at rest (Supabase Standard-Verschlüsselung, Cloudflare R2), vollständiges Audit-Log, kein Third-Party-Tracking. Datenverarbeitungs-Vertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist Standard.

Hat der Mitarbeiter ein Auskunftsrecht?

Ja, nach Art. 15 DSGVO und § 26 Abs. 6 AZG. Stempeln macht das als First-Class-Feature: der Mitarbeiter kann seine eigenen Stempel-Daten als PDF exportieren und seine Stammdaten einsehen — ohne über den Admin gehen zu müssen.

Was passiert mit Daten ausgeschiedener Mitarbeiter?

Stempeln anonymisiert statt zu löschen. Beim Austritt wird der Name pseudonymisiert (anon_random), die Zeit-Einträge bleiben als anonyme Werte erhalten — erfüllt DSGVO-Datenminimierung und BAO-7-Jahre-Aufbewahrung gleichzeitig. Nach Ablauf der 7-Jahre-Frist endgültig löschbar.

Ist Cloud-Speicherung in Österreich zulässig?

Ja. § 132 Abs. 2 BAO erlaubt explizit elektronische Speicherung. Voraussetzung: Daten müssen vollständig, geordnet, ohne Verschlechterung und mit zeitnahem Zugriff verfügbar sein. Stempeln hostet auf Supabase (eu-central-1) — voll DSGVO-konform innerhalb der EU.

Stempeln-Produkt und Migration

Was kostet Stempeln?

Stempeln hat einen Pro-Plan mit allen Features (Zeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsantrag, Lohnexport, KI-Assistent) zu einem festen Preis pro Mitarbeiter und Monat. Keine Modul-Add-On-Falle. Aktuelle Preise: stempeln.at/preise.

Wie lange ist der Trial?

30 Tage Pro-Plan gratis, ohne Kreditkarte. Nach 30 Tagen entscheiden Sie — kein Auto-Renewal-Trick. Wenn Sie nicht überzeugt sind, machen Sie einfach nichts und der Account schläft ein.

Kann ich von Personalwolke oder TimeTac wechseln?

Ja. Stempeln unterstützt Mid-Year-Onboarding: Sie geben pro Mitarbeiter das Stempeln-Start-Datum und die YTD-Werte (verbrauchter Urlaub, Krankenstand, ZA-Saldo) ein, ab dann rechnet Stempeln autark. Wechsel-Aufwand realistisch 3-7 Werktage. Vergleichs-Pages: Personalwolke, TimeTac, edtime.

Wie funktioniert das Onboarding?

Account anlegen → erste Mitarbeiter via Email einladen oder direkt anlegen → Schicht-Profile und Bundesland-Feiertage einstellen → KV-spezifische Zuschläge konfigurieren (default 25 %/50 %) → Schulung der Mitarbeiter über Add-to-Homescreen. Erstes Stempeln typisch innerhalb 1 Stunde möglich.

Ist Stempeln BMD-kompatibel für meinen Steuerberater?

Ja. Stempeln exportiert in das BMD-Standardformat für Lohnverrechnung, ebenso RZL und DATEV. Ihr Steuerberater importiert die Stempel-Daten direkt — kein manueller Übertrag mehr.

Funktioniert Stempeln auch auf iOS?

Ja. Stempeln ist eine native PWA — auf iPhone und iPad einfach im Safari öffnen und über "Zum Home-Bildschirm hinzufügen" als App installieren. Offline-Fähig, Push-Notifications ab iOS 16.4 unterstützt.

Was wenn ich keine Smartphones im Betrieb habe?

Stempeln läuft im Browser auf jedem internetfähigen Gerät. Ein gemeinsames Tablet oder PC am Eingang reicht — der Mitarbeiter loggt sich kurz ein und stempelt. Für reine Werkshallen-Setups mit RFID-Hardware ist Stempeln nicht die richtige Wahl; TimeTac wäre dort passender.

Wie sicher sind die Daten in Stempeln?

EU-Hosting (Supabase eu-central-1, Cloudflare Workers Edge), TLS 1.3 in transit, Verschlüsselung at rest, Row-Level-Security auf Mandanten- und User-Ebene, vollständiges Audit-Log über jede Datenänderung, scrypt-Passwort-Hashing, optional WebAuthn/Face-ID-Login. Kein Third-Party-Tracker, keine Daten-Verkäufe.

Kann ich Stempeln auch für Schichtplanung nutzen?

Ja. Schichtplanung ist im Pro-Plan enthalten — keine Aufpreise. Schicht-Profile pro Mitarbeiter, Wochen-Planung, Tausch-Anfragen, Soll-Ist-Abgleich. Funktioniert für 5-Mann-Handwerksbetrieb genauso wie für 150-Personen-Mittelstand.

Quellen und Vertiefungen

Hinweis zur Rechtsverbindlichkeit: Diese FAQ fasst die geltende Rechtslage in Österreich nach bestem Wissen zusammen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Arbeitsrechtsanwalt, die Wirtschaftskammer Österreich oder die Arbeiterkammer Ihres Bundeslands. Branchen-Kollektivverträge können abweichende oder strengere Regelungen vorsehen.

Stand: 12. Mai 2026 · Veröffentlicht von der Stempeln Redaktion