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AZG § 26 — Die Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeit in Österreich

§ 26 des Arbeitszeitgesetzes (AZG) ist die zentrale Vorschrift, die in Österreich Arbeitgeber zur lückenlosen Dokumentation der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten verpflichtet. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße und unabhängig vom Beschäftigungsausmaß der einzelnen Mitarbeiter. Der Ein-Mann-Betrieb mit einer Teilzeit-Sekretärin ist genauso betroffen wie der Industriebetrieb mit 500 Beschäftigten.

Wer die Aufzeichnungen nicht oder unvollständig führt, riskiert nach § 28 AZG Geldstrafen von 72 € bis 1.815 € pro Arbeitnehmer und Verstoß. Bei einer einzigen Kontrolle durch die Arbeitsinspektion mit 25 betroffenen Beschäftigten kann die Strafsumme damit schnell einen fünfstelligen Eurobetrag erreichen.

Dieser Artikel erklärt im Detail, was genau aufgezeichnet werden muss, in welcher Form das geschehen darf, wer als Arbeitgeber im Sinne des § 26 gilt, welche Sonderfälle Branchen-Kollektivverträge vorsehen können, und wie Sie als KMU-Verantwortlicher die Pflicht in fünf praktischen Schritten rechtssicher umsetzen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Wortlaut und Geltungsbereich
  2. Was genau aufgezeichnet werden muss
  3. Form der Aufzeichnung — Papier, Excel, App
  4. Wer ist betroffen, wer nicht
  5. Sonderfälle nach Branchen-Kollektivvertrag
  6. Praktische Umsetzung in fünf Schritten
  7. Sanktionen bei Nicht-Einhaltung
  8. Häufige Fragen
  9. Quellen und verwandte Themen

Wortlaut und Geltungsbereich

§ 26 AZG verpflichtet den Arbeitgeber zur Führung von Aufzeichnungen zur Überwachung der Einhaltung der in diesem Bundesgesetz, in den auf Grund dieses Bundesgesetzes erlassenen Verordnungen oder im Kollektivvertrag geregelten Arbeits- und Ruhezeiten. Die Aufzeichnungen sind so zu führen, dass die zuständige Arbeitsinspektion bei einer Kontrolle ohne weitere Aufbereitung feststellen kann, ob die gesetzlichen Höchstgrenzen und Mindestpausen eingehalten werden.

Die Pflicht trat in ihrer heutigen Form mit der Novelle BGBl I 2014/71 in Kraft. Bagatellgrenzen — etwa eine Untergrenze für Kleinstbetriebe — kennt das Gesetz nicht. Der Geltungsbereich erstreckt sich auf alle Arbeitsverhältnisse, die dem AZG unterliegen.

Wichtig: § 26 trifft den Arbeitgeber, nicht den Arbeitnehmer. Auch wenn ein Mitarbeiter seine Stunden eigenständig in eine App stempelt, bleibt die rechtliche Verantwortung beim Arbeitgeber, die Aufzeichnungen zu führen, aufzubewahren und bei einer Kontrolle vorzulegen. Eine Delegation an den Arbeitnehmer ändert daran nichts.

Was genau aufgezeichnet werden muss

Die Aufzeichnungen müssen für jeden einzelnen Arbeitnehmer und für jeden einzelnen Arbeitstag die folgenden Informationen enthalten:

Nicht zu erfassen sind:

In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Mitarbeiter um 07:42 Uhr einstempelt und um 16:14 Uhr ausstempelt und dazwischen von 12:00 bis 12:30 Uhr Pause macht, müssen alle vier Zeiten in der Aufzeichnung stehen. Eine Pauschalierung ("8 Stunden, Pause 30 Minuten") ist nicht zulässig — die Arbeitsinspektion verlangt minutengenaue Werte.

Zur sicheren Erfüllung empfiehlt sich die Verwendung einer digitalen Stempel-Lösung wie Stempeln, die alle vier Werte automatisch bei jedem Stempelvorgang erfasst und revisionssicher in der Datenbank ablegt.

Form der Aufzeichnung — Papier, Excel, App

§ 26 Abs. 2 AZG verlangt, dass die Aufzeichnungen schriftlich oder in einer anderen geeigneten Form geführt werden. Das Gesetz ist hier technologie-neutral; entscheidend ist die inhaltliche Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit. In der Praxis sind drei Formen verbreitet:

1. Papier-Stundenzettel. Klassisch und weiterhin zulässig. Der Mitarbeiter trägt täglich von Hand ein, der Vorgesetzte gegenzeichnet wöchentlich oder monatlich. Vorteile: keine Software-Kosten, keine Schulung. Nachteile: fehleranfällig bei der nachträglichen Aufrechnung von Salden, anfällig für Manipulationen, mühsam bei Kontrollen weil sich Stapel Papier durchsuchen lassen muss.

2. Excel-Tabellen. Der Mittelweg. Niedrige Einstiegshürde, mehr Aufrechnungs-Komfort. Aber: Excel-Daten sind ohne Audit-Log nicht revisionssicher; eine nachträglich geänderte Zelle hinterlässt keine Spur. Bei einer Arbeitsinspektions-Kontrolle kann das die Glaubwürdigkeit der Aufzeichnungen unterminieren.

3. Digitale Zeiterfassungs-Lösungen (App, Stempeluhr, Web-Portal). Die heute übliche Form für KMU mit mehr als 5 Beschäftigten. Stempelvorgänge werden in Echtzeit in einer Datenbank gespeichert; nachträgliche Korrekturen werden im Audit-Log mit Zeitstempel und Bearbeiter dokumentiert. Bei der Kontrolle reicht ein Browser-Aufruf, um beliebige Mitarbeiter und Zeiträume vorzulegen.

Das Gesetz schreibt keine der drei Formen vor, aber die Arbeitsinspektion erwartet, dass die Aufzeichnungen bei einer Kontrolle ohne Vorbereitung vorgelegt werden können. Wer drei Tage braucht, um die Stundenzettel zusammenzusuchen, signalisiert eine mangelhafte Praxis und riskiert intensive Nachschauen über mehrere Stichproben hinweg.

Wer ist betroffen, wer nicht

Die Aufzeichnungspflicht erfasst grundsätzlich alle Dienstnehmer im Sinne des Angestelltengesetzes und des Arbeitervertragsrechts, unabhängig von:

Ausnahmen sind eng gefasst und in § 1 AZG geregelt:

In der Praxis sollten alle Beschäftigten, die nicht eindeutig in der "leitenden Angestellten"-Ausnahme stehen, vorsichtshalber AZG-konform aufgezeichnet werden. Die nachträgliche Diskussion mit der GKK oder dem Arbeitsgericht ist regelmäßig teurer als die laufende Dokumentation.

Sonderfälle nach Branchen-Kollektivvertrag

Das AZG legt Mindeststandards fest. Einzelne Kollektivverträge können strengere Vorgaben enthalten — und in der Praxis tun sie das auch. Beispiele:

Hinweis für die Praxis: Wenn Ihr Betrieb einem Kollektivvertrag unterliegt, prüfen Sie den KV-Wortlaut zusätzlich zum AZG. Bei Abweichungen gilt grundsätzlich das für den Arbeitnehmer Günstigere. Im Zweifel: WKO-Fachgruppe oder Arbeiterkammer kontaktieren.

Stempeln kann pro Tenant einen abweichenden Mehrarbeit- und Überstunden-Zuschlagssatz konfigurieren, um KV-spezifischen Vorgaben zu folgen — die gesetzlichen 25 % bzw. 50 % sind nur Untergrenzen.

Praktische Umsetzung in fünf Schritten

Schritt 1: Bestandsaufnahme. Listen Sie alle Beschäftigten auf, die der AZG-Aufzeichnungspflicht unterliegen. Trennen Sie nach Vollzeit, Teilzeit, Geringfügigkeit und freien Dienstnehmern. Markieren Sie eindeutige Leitende-Angestellten-Fälle (Geschäftsführer mit umfassender Entscheidungsbefugnis) — alle anderen müssen aufgezeichnet werden.

Schritt 2: Form festlegen. Entscheiden Sie sich für eine Aufzeichnungs-Form. Bei mehr als 5 Beschäftigten ist eine digitale Lösung praktisch unverzichtbar; bei 1-5 Beschäftigten kann ein konsequent geführter Stundenzettel ausreichen. Wenn Sie Excel verwenden, dokumentieren Sie eine schriftliche Verfahrensanweisung dazu, wie Änderungen revisionssicher nachvollziehbar bleiben.

Schritt 3: Schulung der Beschäftigten. Jeder aufzeichnungspflichtige Mitarbeiter muss wissen: Wann stempeln (Beginn, Ende, Pause), in welcher Form, mit welcher Toleranz für nachträgliche Korrekturen. Eine einseitige interne Anweisung reicht — schriftlich, mit Unterschrift jedes Empfängers.

Schritt 4: Aufbewahrung sicherstellen. Nach § 132 BAO sind buchhaltungsrelevante Unterlagen 7 Jahre aufzubewahren; Arbeitszeit-Aufzeichnungen fallen darunter. Bei digitalen Lösungen ist die Aufbewahrung typischerweise automatisch geregelt; bei Papier-Stundenzetteln brauchen Sie einen physischen Lagerplatz für sieben Jahrgänge.

Schritt 5: Kontroll-Vorbereitung. Üben Sie einmal pro Quartal einen "Trockenlauf" einer Arbeitsinspektions-Kontrolle: Holen Sie für einen zufälligen Beschäftigten alle Stundenzettel der letzten drei Monate hervor und prüfen Sie auf Vollständigkeit. Was Sie selbst nicht in 10 Minuten finden, findet die Inspektion auch nicht — und das wird vermerkt.

Sanktionen bei Nicht-Einhaltung

§ 28 AZG sieht für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht Geldstrafen von 72 € bis 1.815 € pro Arbeitnehmer und Verstoß vor. Im Wiederholungsfall kann die Bezirksverwaltungsbehörde die Verfahrensführung direkt übernehmen, ohne den üblichen Verwarnungs-vor-Strafe-Schritt einzulegen.

Eine ausführliche Behandlung der Strafrahmen, der Wiederholungs-Regelungen und der Verteidigungsmöglichkeiten bei einer Strafverfügung folgt in einem eigenen Artikel (AZG-Strafen und Bußgeld — in Vorbereitung).

Häufige Fragen

Muss ich auch geringfügig Beschäftigte aufzeichnen? Ja. § 26 AZG kennt keine Bagatellgrenze beim Stundenausmaß. Auch wenn ein Mitarbeiter nur 5 Stunden pro Woche arbeitet, muss jede Arbeitsstunde mit Beginn, Ende und etwaiger Pause dokumentiert werden.

Reicht ein Wochenzettel, oder müssen Sie täglich einzeln eintragen? Die Aufzeichnung muss pro Arbeitstag erfolgen. Ein Wochenzettel ist nur dann zulässig, wenn er jeden einzelnen Tag mit Beginn, Ende und Pause enthält — eine Wochensumme ohne tägliche Aufschlüsselung reicht nicht.

Wer ist verantwortlich, wenn der Mitarbeiter vergisst zu stempeln? Der Arbeitgeber. Auch bei vom Mitarbeiter selbst durchgeführter Erfassung bleibt die rechtliche Verantwortung für die Vollständigkeit beim Arbeitgeber. Wer eine "Selbst-Erfassung"-Lösung einführt, sollte regelmäßig (mindestens monatlich) auf Vollständigkeit prüfen und Lücken sofort schließen.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden? Mindestens sieben Jahre nach § 132 BAO (Bundesabgabenordnung), weil sie buchhaltungsrelevant sind. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, auf das sich die Aufzeichnungen beziehen — Stempel-Daten aus 2026 müssen also bis Ende 2033 aufbewahrt werden.

Was passiert bei einer Arbeitsinspektions-Kontrolle, wenn die Aufzeichnungen unvollständig sind? Die Arbeitsinspektion erstellt einen Mangelbescheid mit Frist zur Nachbesserung. Bei systematischen Verstößen erfolgt eine Strafanzeige an die Bezirksverwaltungsbehörde nach § 28 AZG. Die Höhe der Strafe richtet sich nach Anzahl der betroffenen Beschäftigten und der Schwere der Lücken.

Kann die Arbeitsinspektion ohne Voranmeldung kontrollieren? Ja. Nach § 4 Arbeitsinspektionsgesetz hat die Behörde das Recht auf unangekündigten Zutritt zu Betriebsstätten während der Arbeitszeit. Die Aufzeichnungen müssen jederzeit vor Ort oder elektronisch verfügbar sein.

Sind Cloud-gespeicherte Aufzeichnungen zulässig? Ja, wenn der Zugriff zum Kontroll-Zeitpunkt jederzeit möglich ist. Wenn die Stempel-Daten in einer Cloud-Lösung wie Stempeln liegen, reicht es, wenn der anwesende Verantwortliche das System per Smartphone oder Tablet aufruft und die geforderten Zeiträume vorlegen kann.

Quellen und verwandte Themen

Gesetzes-Primärquellen

Verwandte Themen (in Vorbereitung)

Pillar-Übersicht

Hinweis zur Rechtsverbindlichkeit: Dieser Artikel fasst die geltende Rechtslage in Österreich nach bestem Wissen zusammen und verlinkt zu den offiziellen Primärquellen. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Arbeitsrechtsanwalt, an die Wirtschaftskammer Österreich oder an die Arbeiterkammer Ihres Bundeslands. Branchen-Kollektivverträge können zusätzliche oder strengere Vorgaben enthalten — prüfen Sie den für Ihren Betrieb anwendbaren KV-Wortlaut.

Stand: 12. Mai 2026 · Veröffentlicht von der Stempeln Redaktion