Aufbewahrungsfrist-Rechner — BAO § 132, 7 Jahre

Die Bundesabgabenordnung verpflichtet zur Aufbewahrung aller buchhaltungsrelevanten Unterlagen für 7 Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen — Belege aus 2026 müssen also bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden. Stundenzettel, Arbeitszeit-Aufzeichnungen und Lohnabrechnungen fallen darunter.

So funktioniert der Rechner

Schritt 1 — Belegjahr eintragen. Das Kalenderjahr, in dem die Unterlagen entstanden sind. Bei Stempel-Daten ist das das Jahr, in dem die Stunden geleistet wurden.

Der Rechner zeigt sofort: bis wann aufbewahrt werden muss und wie viele Jahre noch übrig sind.

Was gehört zur Aufbewahrungspflicht — und was nicht

Aufbewahrungspflichtig nach § 132 BAO:

• Stundenzettel und elektronische Arbeitszeit-Aufzeichnungen
• Lohnabrechnungen und Gehaltslisten
• Belege für Sozialversicherungs-Anmeldungen
• Verträge, Geschäftskorrespondenz mit Steuer-Relevanz
• Bilanzen, Gewinn- und Verlust-Rechnungen
• Inventare, Kassen-Bücher, alle Buchhaltungs-Unterlagen

Nicht zwingend aufbewahrungspflichtig (aber empfohlen):

• Interne Memos ohne Steuer-Relevanz
• Marketing-Material, Werbemittel-Entwürfe
• Persönliche Notizen die nicht in Buchhaltung einflossen

In der Praxis ist die Faustregel: Alles aufbewahren was bei einer Betriebsprüfung relevant sein könnte. 7 Jahre sind nicht lang im Vergleich zum Risiko einer leeren Hand bei einer Prüfung.

Was bei laufenden Verfahren

Bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem anhängigen Rechtsstreit verlängert sich die Aufbewahrungspflicht bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens — auch wenn die regulären 7 Jahre bereits abgelaufen sind. Aus diesem Grund: bei einer Steuer-Prüfungs-Ankündigung sollte sofort intern dokumentiert werden, dass aktuell vorhandene Unterlagen nicht vernichtet werden dürfen.

DSGVO vs. BAO — der scheinbare Konflikt

Die DSGVO verlangt Löschung nach Zweckwegfall (Art. 5 Abs. 1 lit. e), die BAO verlangt 7 Jahre Aufbewahrung. Die Auflösung:

• Die BAO-Aufbewahrungspflicht ist eine rechtliche Verpflichtung im Sinne der DSGVO und damit ein zulässiger Grund für die fortgesetzte Speicherung.
• Aber nur für genau diesen Zweck (Steuer-Belegnachweis), nicht für Marketing-Analysen, Mitarbeiter-Beurteilungen oder andere Sekundär-Zwecke.

Stempeln implementiert diese Trennung durch Anonymisierung statt Hard-Delete: beim Mitarbeiter-Austritt wird der Personenname pseudonymisiert, die Zeit-Einträge bleiben aber für die volle BAO-Frist erhalten. DSGVO-Pflicht zur Datenminimierung erfüllt, BAO-Pflicht zur Beweisaufnahme erfüllt.

Häufige Fragen

Beginnt die 7-Jahre-Frist mit dem Stempel-Datum oder dem Jahresende? Mit dem Ablauf des Kalenderjahres. Stempel vom 5. März 2026 → Frist-Beginn 1. Januar 2027 → Aufbewahrung bis 31. Dezember 2033.

Was wenn ich digitale Stempel-Daten habe und sie nach 7 Jahren löschen will? Du musst sicherstellen, dass die Löschung nachvollziehbar dokumentiert ist (z. B. Audit-Log-Eintrag). Stempelns Anonymisierung wahrt die Buchhaltungs-Daten bei gleichzeitiger Pseudonymisierung der Mitarbeiter-Identität.

Gilt die 7-Jahre-Frist auch für Stempel-Daten von ausgeschiedenen Mitarbeitern? Ja. Die Frist hängt am Belegjahr, nicht am Mitarbeiter-Status. Ein Mitarbeiter der 2024 ausgeschieden ist hat Stempel-Daten von 2017-2024; diese sind alle bis zum jeweiligen Ablauf der 7-Jahre-Frist aufzubewahren.

Was zählt zur "ordnungsgemäßen Aufbewahrung"? § 132 Abs. 2 BAO: die Unterlagen müssen vollständig, geordnet und auf Datenträgern ohne Verschlechterung über die Frist aufbewahrt werden. Digitale Speicherung ist explizit zulässig — die Cloud-Speicherung in einer DSGVO-konformen Lösung wie Stempeln (Supabase eu-central-1) kann diese Anforderungen abbilden, sofern der Betrieb die Daten innerhalb der Frist jederzeit unverändert abrufen und exportieren kann.

Wie kann ich nachweisen wann ich Unterlagen vernichtet habe? Bei Papier-Unterlagen: Vernichtungs-Protokoll mit Datum + Inhalts-Liste. Bei elektronischen Daten: Audit-Log-Eintrag zur Löschung. Stempeln dokumentiert jede Datenänderung (auch Anonymisierungen) im Audit-Log.

Verwandte Themen

• AZG § 26 — Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeit
• Zeiterfassung Österreich — Der vollständige Ratgeber
• BAO § 132 im RIS (Primärquelle)

Stempeln — automatische 7-Jahre-Aufbewahrung

Stempeln speichert Stempel-Daten von Beginn an in einer Supabase-Postgres-Datenbank mit täglichen Backups. Beim Mitarbeiter-Austritt wird anonymisiert statt gelöscht — die historischen Werte bleiben für die volle BAO-Frist erhalten. Beim regulären Frist-Ablauf nach 7 Jahren kann der Tenant-Admin die Daten endgültig löschen (mit Audit-Log-Eintrag).

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Hinweis zur Rechtsverbindlichkeit: Dieser Rechner ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Stand: 12. Mai 2026 · Veröffentlicht von der Stempeln Redaktion